Seiring perkembangan zaman, virtual office telah menjadi tren kekinian yang dipilih sebagai alternatif kantor. Bukan tanpa alasan, penggunaan jenis kantor ini dinilai sangat cocok untuk perusahaan baru dengan jumlah karyawan yang sedikit, serta memungkinkan para pegawainya bekerja secara remote dari lokasi manapun atau Work from Anywhere (WFA).
Oleh karena itu, sebagai pemilik perusahaan, Anda dapat lebih menghemat biaya operasional dan administrasi, karena tidak perlu menyewa ruangan kantor secara konvensional. Anda pun dapat lebih fokus dalam menjalankan bisnis dengan mengandalkan fasilitas yang tersedia pada virtual office.
Nah, dengan berbagai keuntungan dan fasilitas yang ditawarkan virtual office, lantas bagaimana dasar hukum dan ketentuannya? Simak penjelasan berikut ini.
Dasar Hukum Virtual Office
Istilah virtual office sendiri sebenarnya telah muncul sejak tahun 2016. Hal ini sesuai dengan ketentuan yang diatur melalui Surat Edaran Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi DKI Jakarta Nomor 06/SE/2016 Tahun 2016 Tentang Penerbitan Surat Keterangan Domisili dan Izin-Izin Lanjutannya Bagi Pengguna Virtual Office.
Selain itu, penggunaan virtual office juga diterapkan dalam sistem zonasi sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi DKI Jakarta Nomor 1 Tahun 2014 tentang Rencana Detail Tata Ruang dan Peraturan Zonasi (Perda DKI 1/2014). Peraturan tersebut menyatakan bahwa lokasi bisnis harus berada dalam zona usaha dan bisnis, bukan di zona perumahaan.
Namun, bila lokasi usaha Anda berada di luar kota Jakarta, maka peraturan yang ada disesuaikan dengan kebijakan Rencana Daerah Tata Ruang (RDTR) sesuai daerah tersebut.
Ketentuan Mendirikan Virtual Office
Untuk mendirikan office terdapat beberapa syarat yang harus Anda penuhi. Hal ini sesuai dengan SE PTSP DKI Jakarta No.6/2016 yang juga telah disebutkan di atas. Berikut syarat yang harus dipenuhi terkait pendirian virtual office:
- Lokasi Usaha Harus Sesuai dengan Zonasi
Apabila bisnis Anda berada di wilayah Jakarta, maka Anda perlu memastikan bahwa alamat virtual office yang Anda pilih sesuai dengan zonasi yang telah diatur dalam Perda DKI 1/2014. Perda tersebut bertujuan untuk mengendalikan pemanfaatan ruang, sehingga pembangunan dapat terlaksana secara efektif dan efisien. Dengan demikian, keberlanjutan kualitas dapat terjaga demi kesejahteraan masyarakat dan kelestarian lingkungan.
Oleh karena itu, lokasi usaha tidak boleh berada di zona jalur hijau, zona pemerintahan nasional, zona pemerintahan daerah, dan zona perumahan kampung. Untuk menggunakan layanan virtual office, Anda dapat memilih zona perkantoran, perdagangan dan jasa, atau setidaknya zona campuran.
- Izin Lokasi Telah Sesuai
Anda dapat melakukan pengecekan terhadap lokasi virtual office dengan melihat Izin Mendirikan Bangunan (IMB) serta Pajak Bumi dan Bangunan (PBB). Perizinan IMB tersebut harus sesuai dengan aturan dasar Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2002 tentang Bangunan Gedung, sementara untuk PBB harus sesuai dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1985 Tentang Pajak Bumi dan Bangunan.
- Izin Lingkungan
Selain IMB dan PBB, Anda juga perlu memastikan bahwa lokasi usaha telah memiliki izin lingkungan. Hal ini sesuai dengan dasar hukum Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2008 Tentang Perlindungan dan Pengelolaan Lingkungan Hidup, yang lebih lanjut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2012 tentang Izin Lingkungan.
Aturan tersebut menjelaskan definisi izin yang diberikan kepada setiap orang dalam usaha dan kegiatan terkait Analisis Mengenai Dampak Lingkungan Hidup (AMDAL) atau UKL-UPL. Kantor dengan izin lingkungan AMDAL atau UKL/UPL tentu akan menambah kredibilitas perusahaan tersebut.
- Wajib Sesuai dengan Bidang Usaha
Salah satu tanda perusahaan telah didirikan sesuai perundang-undangan adalah usaha yang Anda jalankan harus sesuai dengan Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia (KBLI). Untuk aktivitas penyewaan virtual office, kode KBLI yang sesuai akan tercantum dalam dokumen legalitas perusahaan.
- Sudah Dikukuhkan Pengusaha Kena Pajak
Agar dapat memproses Pengusaha Kena Pajak (PKP), Anda perlu memastikan virtual office telah dikukuhkan sebagai PKP sesuai dengan aturan dasar, yang tercantum dalam Pasal 45 ayat (2) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 147/PMK.03/2017 Tahun 2017 Tentang Tata Cara Pendaftaran Wajib Pajak dan Penghapusan Nomor Pokok Wajib Pajak, serta Pengukuhan dan Pencabutan Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak.
Itulah penjelasan mengenai dasar hukum dan ketentuan pendirian virtual office yang perlu Anda ketahui. Semoga membantu.
